സ്ഥാപനത്തിലെ കരാറുകളുടെ സംഭരണം: നിയമാനുസൃത ചട്ടക്കൂട്, ഡെഡ്ലൈനുകൾ

കരാറുകൾ സൂക്ഷിക്കുന്നത് ചില പ്രശ്നങ്ങൾക്ക് ബന്ധപ്പെട്ടിരിക്കുന്നു. പ്രത്യേകിച്ചും, ചില സന്ദർഭങ്ങളിൽ ഈ പ്രത്യേക പ്രമാണം ഏൽപ്പിക്കുന്ന തരത്തിലുള്ളതും, അത് എത്രമാത്രം സംഭരിക്കണമെന്നും, എങ്ങനെ നശിപ്പിക്കാമെന്നും, അങ്ങനെ നശിപ്പിക്കാമെന്നും നിർണ്ണയിക്കാൻ വളരെ ബുദ്ധിമുട്ടാണ്. ഈ ഘടകങ്ങളെല്ലാം നിയമങ്ങളനുസരിച്ച് നിയന്ത്രിക്കപ്പെടുന്നു, പക്ഷേ വ്യത്യസ്ത സാഹചര്യങ്ങളിൽ ഒരേ കരാറിന് വ്യത്യസ്ത സംഭരണ സമയങ്ങൾ ആവശ്യമായിരിക്കാമെങ്കിലും മിക്കപ്പോഴും പ്രശ്നങ്ങൾ, അവ്യക്തമായ വ്യാഖ്യാനങ്ങൾ, അങ്ങനെ പലതും ഉണ്ട്. ഇത് മനസ്സിലാക്കാൻ ബുദ്ധിമുട്ടാണ്. ആർക്കൈവിലെ കരാറുകളുടെ സംഭരണം എന്ന നിലയിൽ അത്തരം ഒരു മണ്ഡലത്തിലെ നിയമത്തിന്റെ ആവശ്യകതകൾ നിറവേറ്റുന്നതിൽ പരാജയപ്പെട്ടാൽ, റെക്കോർഡ് മാനേജ്മെൻറ് പ്രാധാന്യം മാത്രമല്ല, അപകടകരമായ ശിക്ഷയോ അല്ലെങ്കിൽ പിഴയോ കണക്കിലെടുത്ത് അപകടകരവും ആയിരിക്കുമെന്നും മനസ്സിലാക്കണം.

എന്തിനാണ് സംഭരിക്കുന്നത്?

കരാർ അവരുടെ പ്രവർത്തനസമയത്ത് മാത്രമല്ല, അതിന് ശേഷവും തുടർന്നും ലഭ്യമായിരിക്കണം. ഒരുപക്ഷേ, ചില വിവരങ്ങൾ ആവശ്യമാണ്, അവ ഈ പ്രമാണങ്ങളിൽ പ്രതിഫലിപ്പിക്കും, മാനേജ് ചെയ്യേണ്ട നിശ്ചിത ഡാറ്റയും അങ്ങനെ തന്നെയായിരിക്കും. പല വിവാദപരമായ സാഹചര്യങ്ങളും, സാധാരണയായി, തങ്ങളുടെ അല്ലെങ്കിൽ ബാധ്യതകളുടെ പ്രകടനത്തെ ഒന്നോ അല്ലെങ്കിൽ മറ്റൊരു കക്ഷി സത്യസന്ധമായി സമീപിക്കുകയാണെങ്കിൽ, കോടതിയുടെ ഒപ്പുശേഖരണവും കോടതിയിൽ ഔദ്യോഗികമായി കോടതിയും പരിഹരിക്കാവുന്നതാണ്. ചില നിയന്ത്രണങ്ങൾ പരിശോധിക്കുന്നതിനുള്ള സാധ്യതയും കൂടി കണക്കിലെടുക്കണം, ഇത് സംസ്ഥാന നിയന്ത്രണ സംവിധാനങ്ങളാൽ നടപ്പാക്കപ്പെടും. ഒരു നിർദ്ദിഷ്ട കാലയളവിലേക്ക് ഡോക്യുമെന്റേഷനും അവർ അഭ്യർത്ഥിക്കാവുന്നതാണ്, ഓർഗനൈസേഷന്റെ കോൺട്രാസ്റ്റുകളുടെ സംഭരണശേഷി, അവരുടെ നാശത്തിനും മറ്റേതെങ്കിലും പ്രവർത്തനങ്ങൾക്കുമുള്ള കാലാവധി ശരിയായി നടപ്പാക്കുന്നില്ലെങ്കിൽ, വളരെ പ്രധാനപ്പെട്ട പിഴകൾ ചുമത്താം. സ്വാഭാവികമായും, നേതൃത്വം ആദ്യം തന്നെ കുറ്റക്കാരനാകും, എന്നാൽ സ്ഥിതി സ്ഥിരതയ്ക്കു ശേഷം, ബോസ് ഓർക്കും, ആരുടെ കുറ്റപത്രം ഒരു തുല്യ നിലയിലാണ്. അതായത്, കരാറുകളും മറ്റേതെങ്കിലും രേഖകളും കർശനമായി പാലിക്കേണ്ടതുണ്ട്. സാധാരണയായി പല കമ്പനികളിലും, പതിവായി ആർക്കൈവ് വിപുലീകരിക്കാനും, തെറ്റുകൾ വരുത്താനും, അനന്തരഫലങ്ങൾ പരിഹരിക്കുന്നതിനും സാധ്യമായ പ്രശ്നങ്ങൾ ഒഴിവാക്കുന്നതിന്, ഒന്നും തന്നെ നശിപ്പിക്കില്ല.

നിയമനിർമ്മാണം

സ്ഥാപനത്തിൽ കരാറുകളുടെ സംഭരണത്തെ വളരെ വ്യക്തമായും നിയമത്തെ വിവരിക്കുന്നുണ്ട്, ഒരു പ്രത്യേക പ്രമാണം ശരിയായി വിലയിരുത്തുന്നതിൽ എല്ലായ്പ്പോഴും അത് സാധ്യമല്ല എന്ന വസ്തുത കണക്കിലെടുക്കുന്നില്ലെങ്കിൽ. മൊത്തത്തിൽ, കരാറുകൾക്ക് നേരിട്ട് പ്രത്യേക നിയമം നിലവിലില്ല, പ്രവർത്തനം, ഓർഗനൈസേഷൻസ്, സ്റ്റേറ്റ് ഇൻസ്റ്റിറ്റ്യൂട്ട്, ലോക്കൽ ഗവൺമെന്റ് സംഘടനകൾ തുടങ്ങിയ പ്രക്രിയയിൽ രൂപപ്പെടുന്ന, സാധാരണ ആർക്കൈവിക്കൽ പ്രമാണങ്ങളുടെ (അല്ലെങ്കിൽ അഡ്മിനിസ്ട്രേറ്റീവ് ആർക്കൈവൽ പ്രമാണങ്ങൾ) പൊതുവായ പട്ടികയിൽ അവ സൂചിപ്പിച്ചിരിക്കുന്നു. മാനേജ്മെൻറിനും സാധാരണ രേഖകൾക്കും ഒരേ ലിസ്റ്റുകളുടെ രണ്ട് വകഭേദങ്ങളും റഷ്യൻ ഫെഡറേഷന്റെ സാംസ്കാരിക, മാസ് കമ്യൂണിക്കേഷൻസ് മന്ത്രാലയം അംഗീകരിച്ചിട്ടുണ്ട്. 2007 ഓഗസ്റ്റ് 25 നാണ് മാനേജ്മെന്റ് രേഖകൾ സംബന്ധിച്ച തട്ടിപ്പ് നമ്പർ 558 നമ്പർ, രണ്ടാമത്തെ തരം - 1182 നമ്പർ, ജൂലൈ 31, 2007. ഈ രേഖകൾ പഠിക്കുവാൻ വളരെ നല്ലതാണ്, പക്ഷേ ഒരു പ്രത്യേക സ്ഥാപനത്തിൽ ഉപയോഗിച്ചിരിക്കുന്ന ചില പേപ്പറുകൾ തിരഞ്ഞെടുക്കാൻ ചില പ്രത്യേക ഉത്തരവാദിത്തങ്ങളെ തിരഞ്ഞെടുക്കുക എന്നതാണ് നല്ലത്. ലിസ്റ്റുകളിൽ അവയിൽ പലതും ഓർമ്മയിൽ സൂക്ഷിക്കുവാൻ ധാരാളം വിവരങ്ങൾ ഉണ്ട്, എന്നാൽ ഏത് വിവരണത്തെ എത്രമാത്രം ശേഖരിച്ചുവെക്കുന്നുവെന്നത് നിങ്ങൾ നിർണ്ണയിക്കുകയാണെങ്കിൽ, കരാറിന്റെ സംഭരണം വളരെ എളുപ്പവും എളുപ്പവുമാകാൻ സാധ്യതയുണ്ട്. പല സന്ദർഭങ്ങളിലും, പഠനപദ്ധതികൾ വിശദമായി വിശദമായി, 3-4 പോയിൻറുകൾക്ക് താഴെയുള്ള എല്ലാ പേപ്പറുകളും വീഴുന്നു.

വ്യത്യസ്ത തരം

കരാറുകൾ വിഭജിക്കാനുള്ള രണ്ടു പ്രധാന വ്യവസ്ഥകൾ അവ സംരക്ഷിക്കാൻ ഉപയോഗിക്കുന്നു. അതുകൊണ്ട് ഏറ്റവും കുറഞ്ഞ സമ്പ്രദായമാണ് ഷെൽഫ് ജീവിതത്തിലേക്ക് കടക്കുന്നത് . ഹ്രസ്വകാല, ദീർഘകാല, സ്ഥിരമായ സ്റ്റോറേജ് അനുവദിക്കുക. ആദ്യ ഓപ്ഷൻ 10 വർഷത്തേക്ക് കരാർ നിലനിൽക്കുന്നു. രണ്ടാമത്തെ - 10 വർഷം. നിങ്ങൾക്ക് ഒരു പ്രമാണം നശിപ്പിക്കാനാകില്ലെങ്കിൽ മാത്രമാണ് മിക്കപ്പോഴും സ്ഥിരമായി ഉപയോഗിക്കപ്പെടുന്നത്. ഈ സംവിധാനം വളരെ സൗകര്യപ്രദമല്ല. ആർക്കൈവിലെ കരാറുകളുടെ സംഭരണം, ഈ സമയം നിശ്ചയിച്ചിട്ടുള്ള സമയം, പലപ്പോഴും ആശയക്കുഴപ്പങ്ങളും പിശകുകളുമാണ് നയിക്കുന്നത്, രേഖയുടെ മാനേജ്മെന്റ് ശരിയായി പ്രവർത്തിക്കാൻ യഥാർഥത്തിൽ എന്താണ് സഹായിക്കുന്നത്. അതിനാൽ, കൂടുതൽ സാധാരണ വ്യവസ്ഥ കരാറിന്റെ തരത്തിലുള്ള കടമയാണ്. ഭൂരിഭാഗം സംരംഭങ്ങളിലും അവർ മൂന്നു അടിസ്ഥാന പതിപ്പുകൾ നടക്കുന്നു: പ്രൊഫൈൽ, സാമ്പത്തിക, തൊഴിൽ എന്നിവ. ഒന്നാമത്തേതും രണ്ടാമത്തേതും ഏറെക്കുറെ സമാനമാണ്, അവ സാധാരണയായി അഞ്ചു വർഷം മാത്രമേ അവശേഷിക്കുന്നുള്ളു. ഈ പ്രൊഫൈലിലെ എല്ലാ പ്രധാന കരാറുകളും പൊതു ഡോക്യുമെൻറുകളുമാണ് ഈ സംഘടനയുടെ പ്രവർത്തനത്തിന്റെ പ്രധാന മേഖലയുമായി നേരിട്ട് ബന്ധപ്പെടുന്നതെന്ന് മനസ്സിലാക്കണം. മൂന്നാമത്തെ, തൊഴിൽ തരം കരാറുകളിൽ, പലപ്പോഴും 5 വർഷത്തേക്ക് മാത്രമേ സൂക്ഷിക്കാനാകൂ. എന്നാൽ ഒരു പ്രത്യേക സാഹചര്യത്തിൽ, ഈ കാലയളവിൽ കാര്യമായ വർധനവ് ഉണ്ടാകാം. ഉദാഹരണത്തിന്, ഒരു വ്യക്തിഗത അക്കൌണ്ട് ഇല്ലെങ്കിൽ 75 വയസ്സ് വരെ അത്തരമൊരു തൊഴിൽ കരാർ സൂക്ഷിക്കേണ്ടതുണ്ട്, അത് സൗകര്യപ്രദമല്ല. നിങ്ങൾ പ്രത്യേകിച്ചും പ്രശ്നത്തിലേക്ക് പോകാതിരുന്നാൽ, നിങ്ങൾക്ക് സംഭരണ കാലാവധി 5 വർഷത്തേക്ക് പരിമിതപ്പെടുത്തുകയും തുടർന്നങ്ങോട്ട് പ്രശ്നം ഓർത്തുവെക്കുകയും ചെയ്യും. എന്നാൽ അത്തരം ഒരു സാഹചര്യത്തിൽ ചില ഘടകങ്ങൾ നഷ്ടപ്പെടാൻ സാധ്യതയുണ്ട്, ഈ ഫോർമാറ്റിലെ കരാറുകളുടെ സംഭരണം അനിവാര്യമായും നടപ്പാക്കേണ്ട കാലഘട്ടത്തേയും വർദ്ധിപ്പിക്കാൻ കഴിയും, അപ്പോൾ ഏത് സന്യാസിനിയും ഒഴിവാക്കാൻ ശ്രമിക്കുന്ന ഒരു പിഴയോ അല്ലെങ്കിൽ മറ്റ് ബുദ്ധിമുട്ടുകൾ നിങ്ങൾ കൃത്യമായി നേടാൻ കഴിയും.

ആർക്കൈവിലേക്ക് കൈമാറുക

ആർക്കൈവിൽ കരാറുകൾ കൈമാറ്റം ചെയ്യാനുള്ള പ്രക്രിയ, അതിന്റെ കാലാവധി ഇതിനകം കാലഹരണപ്പെട്ടു, എന്റർപ്രൈസ് അനുസരിച്ച് വ്യത്യാസപ്പെടാം. ചില സന്ദർഭങ്ങളിൽ, ജീവനക്കാർ ലളിതമായി സ്റ്റിച്ചിംഗ് പ്രമാണങ്ങൾ ചേർക്കുകയും ഒരു ആർക്കൈവ് ആയി കണക്കാക്കപ്പെടുന്ന ഇരുണ്ട മൂലയിൽ ഇടുകയും ചെയ്യുക. എന്നാൽ മറ്റൊരു കമ്പനിയുമായി, മുഴുവൻ പ്രക്രിയയും കൃത്യമായ വിവരണങ്ങളിൽ വ്യക്തമായി വിശദീകരിക്കും, ആർക്കൈവ്, അല്ലെങ്കിൽ പ്രത്യേക നാമകരണങ്ങൾ, പ്രത്യേകിച്ച് രൂപകൽപ്പന ചെയ്യുന്ന നിയമങ്ങൾ, രേഖകൾ രൂപപ്പെടുത്തൽ, ഒരു ലോഗ്ബുക്ക് തുടങ്ങിയവ ഉണ്ടാകും. രണ്ട് ഘടകങ്ങൾ പല ഘടകങ്ങളെ ആശ്രയിച്ചാണിരിക്കുന്നത്. ഉദാഹരണത്തിന്, ആദ്യ ഓപ്ഷൻ ഒരു ചെറിയ കമ്പനിയ്ക്ക് ഒരു ചെറിയ വിറ്റുവരവിന് അനുയോജ്യമാണ്. ഒരേ ഇരുണ്ട മൂലയിൽ പ്രശ്നങ്ങളില്ലാതെയും കണ്ടെത്താൻ കഴിയുന്ന നിരവധി പ്രമാണങ്ങൾ ഉണ്ടാകില്ല. എന്നാൽ രണ്ടാമത്തെ സൂചിപ്പിക്കപ്പെട്ട സ്ഥിതി ഗൗരവമേറിയ കോർപ്പറേഷനുകൾക്ക് ഇതിനകം തന്നെ അനുയോജ്യമാണ്. ധാരാളം തൊഴിലാളികളുണ്ട്, കൂടാതെ രേഖകൾ വ്യാപകമാവരുത്. ഏതെങ്കിലും തരത്തിലുള്ള ഉടമസ്ഥതയിൽ സ്ഥാപനങ്ങളിൽ കരാറുകളുടെ സ്റ്റേജ് വേർതിരിക്കുന്നത് പൊതുവായ നിയമമാണ്, ആർക്കൈവിലേക്ക് കൈമാറുന്ന സമയം. നിയമപ്രകാരം, കാലാവധി തീരുമ്പോൾ, ഒരു നിശ്ചിത സമയത്തേക്കാളും മുമ്പുള്ള രേഖകൾ അയയ്ക്കാൻ ജീവനക്കാർ നിർബന്ധിതരായിരിക്കണം. സാധാരണയായി ഈ ആർക്കൈവ്സ് വർഷം ആരംഭത്തിൽ സംഭവിക്കുന്നു. അതായത്, ഫെബ്രുവരിയിൽ കരാർ അവസാനിച്ചുവെങ്കിലും, അടുത്ത വർഷം നിങ്ങൾക്കത് സംഭരണത്തിനായി കാത്തുനിൽക്കേണ്ടി വരും.

നാശം

മുകളിൽ പറഞ്ഞതുപോലെ, കരാർ നശിപ്പിക്കാൻ അത് അസാധ്യമാണ്. ആദ്യം നിങ്ങൾ ശരിക്കും ശരിയായ സമയത്ത് ഉറപ്പുവരുത്തുക. അപ്പോൾ മാത്രമേ നിങ്ങൾക്ക് ഈ പ്രമാണം നശിപ്പിക്കാൻ കഴിയൂ. എന്നാൽ ഇവയുടെ പ്രത്യാഘാതങ്ങൾ മൂലം ഈ പ്രവർത്തനങ്ങൾ പലപ്പോഴും അപകടകരമാണ്. അതിനാലാണ് മിക്ക ജീവനക്കാരും നേതൃത്വത്തിന്റെ അംഗീകാരത്തോടെ മാത്രം പ്രതിഷ്ഠിക്കാൻ ഇഷ്ടപ്പെടുന്നത്. ഇത് കാണപ്പെടുന്നു: ജീവനക്കാരന്റെ എല്ലാ രേഖകളും ഒരു സാമ്പിൾ ശേഖരിക്കുന്നു, അതിന്റെ കാലാവധി ഇതിനകം നൽകിയിട്ടുണ്ട് അല്ലെങ്കിൽ അവസാനം വരെ വരുന്നു. എന്റർപ്രൈസിലുള്ള കരാറുകളുടെ സംഭരണം ക്രമീകരിക്കണം, അതിനാൽ ഈ സാമ്പിൾ പ്രക്രിയ വളരെ സമയം എടുക്കുന്നില്ല. അപ്പോൾ ലഭിച്ച വിവരങ്ങൾ അനുസരിച്ച്, മാനേജ്മെന്റിന് ഒരു റിപ്പോർട്ട് തയ്യാറാക്കപ്പെടുന്നു, രേഖ ഒപ്പിടുന്നു, സമർപ്പിക്കുന്നു, ഇതെല്ലാം പൂർത്തിയായാൽ മാത്രം, കരാറുകളുടെയും മറ്റ് സമാന സെക്യൂരിറ്റികളുടെയും നേരിട്ടുള്ള നാശത്തിന്റെ പ്രക്രിയ ആരംഭിക്കുന്നു. ആർക്കൈവിൽ തുടർച്ചയായി കരാറുകൾ നിലനിർത്തുന്നത് മികച്ച പരിഹാരമല്ല, പ്രത്യേകിച്ചും ചില കമ്പനികൾ കുറച്ചുകൂടി സമ്പാദിക്കുക, അവ ട്രാഷിനും മറ്റും നൽകുന്നതിനുവേണ്ടിയാണ്.

അക്കൌണ്ടിങ്, സ്റ്റോറേജ് സിസ്റ്റം എന്നിവ ഉദാഹരണം

പ്രവർത്തനങ്ങളുടെ എല്ലാ സവിശേഷതകളും പ്രധാന പോയിൻറുകളെ നന്നായി മനസ്സിലാക്കുന്നതിനായി, റെക്കോർഡ്സ് മാനേജ്മെന്റിന്റെ ഓർഗനൈസേഷനോട് താരതമ്യേന ലളിതമായ ഒരു ഉദാഹരണം ഉദ്ധരിക്കാം. അങ്ങനെ, ഒരു ജോലിക്കാരൻ, സാധാരണയായി അക്കൌണ്ടിംഗ് വകുപ്പിൽ നിന്നുള്ള ഒരാൾ, അവൻ കോണ്ടാക്ഷൻ അല്ലെങ്കിൽ മറ്റേതെങ്കിലും സമാനമായ സെക്യൂരിറ്റികളുമായി കരാറുകൾ സംഭരിക്കുന്നതിന് ഉത്തരവാദിയാണ്. അവന് പ്രത്യേകമായി ഒരു ഫോൾഡർ ഉണ്ട്, അവർ എല്ലായ്പ്പോഴും എവിടെയായിരുന്നാലും, അവർ പ്രവർത്തിക്കുമ്പോൾ. കരാർ അവസാനിക്കുമ്പോൾ, ഇത് മറ്റൊരു ഫോൾഡറിലേക്ക് നീങ്ങുന്നു. ഇലക്ട്രോണിക് രൂപത്തിൽ ഒരു പ്രത്യേക രജിസ്റ്റർ സൃഷ്ടിക്കാൻ സൗകര്യപ്രദമായിരിക്കും, അവിടെ രേഖാമൂലമുള്ള എല്ലാ രേഖകളും സംഭരണ കാലത്തിന്റെ സൂചനയോടെ പട്ടികയിൽ ഉൾപ്പെടുത്തും. എന്നാൽ തുടക്കത്തിൽ, ഈ കാലയളവ് നിർണ്ണയിക്കപ്പെടണം. എല്ലാ വകുപ്പുകളിലേക്കും ഫോൾഡറിലൂടെ പ്രവർത്തിപ്പിക്കുന്നതാണ് നല്ലത്, അത് അവരുടെ പരിവർത്തനത്തെ നന്നായി മനസ്സിലാക്കുന്നതിന് കരാറുകളുമായി ഇടപെടുന്നു. അനുഭവം ആഗിരണം ചെയ്യുമ്പോൾ, അത്തരം നടപടികളുടെ ആവശ്യം അപ്രത്യക്ഷമാകും. ഓരോ രേഖകളും കൃത്യമായി കൃത്യമായി മനസ്സിലാക്കുന്നുവെന്ന് വ്യക്തമാക്കുമ്പോൾ, അത് അതിന്റെ സംഭരണത്തിന്റെ പ്രത്യേക കാലയളവിനെ വ്യക്തമാക്കുന്നു. ചില സന്ദർഭങ്ങളിൽ, കരാർ അവസാനിക്കുന്ന തീയതി സൂചിപ്പിക്കുന്നതും കൂടുതൽ ശ്രദ്ധയാകർഷിക്കുന്നതും, പേപ്പർ നശിപ്പിക്കപ്പെടുമ്പോൾ കൃത്യമായി നിർണ്ണയിക്കുന്നതിന് 5 വർഷം (അല്ലെങ്കിൽ അതിൽ കൂടുതൽ) ചേർക്കുകയും ചെയ്യും. വാസ്തവത്തിൽ, ഈ പ്രശ്നം സംഘടനയുടെ തുടക്കത്തിൽ തന്നെ, നടപടിക്രമം പ്രത്യേകിച്ചും സങ്കീർണ്ണമല്ല മാത്രമല്ല, ദീർഘകാലാടിസ്ഥാനത്തിൽ കൂടുതൽ ലളിതമാവുകയും ചെയ്യും. ഇതിനകം തന്നെ അംഗീകരിക്കപ്പെട്ടിട്ടുള്ള അംഗീകാരമുള്ള കരാറുകളിൽ സ്റ്റാൻഡേർഡ് നിശ്ചയിക്കപ്പെട്ടാൽ, മുഴുവൻ പ്രക്രിയയും ഏതാനും മിനിറ്റുകൾ മാത്രമേ എടുക്കൂ. ഇപ്പോൾ ചില രേഖകൾ നശിപ്പിക്കാൻ കഴിയുമ്പോഴാണ് വർഷാവർഷം. ഫോൾഡറിൽ നിന്ന് പിൻവലിക്കപ്പെടുന്നു, സാധ്യമായ പിശകുകൾക്കായി റീചാർജ്ജ് ചെയ്യുകയും, ഈ പേപ്പറുകളുടെ പട്ടികയോടൊപ്പം, തല പുനരവലോകനത്തിനായി സമർപ്പിക്കപ്പെടുകയും ചെയ്യുന്നു. പ്രശ്നങ്ങളുണ്ടെങ്കിൽ കുറ്റക്കാരനായി തുടരുന്ന ബോസ് ആയതിനാൽ എല്ലാം പട്ടികയിൽ ഉൾപ്പെടുത്തിയിട്ടുണ്ടെന്ന് അദ്ദേഹം വീണ്ടും പരിശോധിക്കണം. എല്ലാം ശരിയാണെങ്കിൽ, മാനേജർ നാശത്തിന്റെ പെർമിറ്റ് നൽകുന്നു, ഇവിടെ എല്ലാവരും അവരവരുടെ മനസിലാക്കൽ വരെ വരുന്നു. ഒരാൾ വെറുതെ പറന്നു കളയുന്നു. മറ്റുള്ളവർ shredder ഉപയോഗിക്കുന്നു. മറ്റുള്ളവർ പേപ്പർ പാഴാക്കിക്കളയുന്നു, അവർ അതു ചുട്ടെരിക്കുന്നു.

ഷെൽഫ് ജീവിതം ആരംഭിക്കുമ്പോൾ

ഇത് വളരെ പ്രധാനപ്പെട്ട ഒരു ചോദ്യമാണ്. കാരണം, ഒരുപാട് അബദ്ധങ്ങൾ ഉണ്ടാകുന്നു. ഒരു എന്റർപ്രൈസ് ആർബി അല്ലെങ്കിൽ ആർഎഫിൽ കരാറുകളുടെ സംഭരണം ഈ സാഹചര്യത്തിൽ തന്നെയാണ്. ഒരു പുതിയ വർഷം തുടങ്ങുന്ന നിമിഷത്തിൽ തുടങ്ങുന്ന ഒരു നിർദ്ദിഷ്ട പ്രമാണം ഇനി പ്രവർത്തിക്കുന്നില്ല. ഉദാഹരണത്തിന്, 2010 ജൂലായ് 15 ന് അവസാനിച്ച ഒരു ഉടമ്പടി നിലവിലുണ്ട്. ഇത് 5 വർഷത്തേക്ക് സംരക്ഷിക്കപ്പെടണം, പക്ഷേ അത് ജൂലൈ 15, 2015-ൽ അല്ല, 2016 ആദ്യം തന്നെ നശിപ്പിക്കപ്പെടും. അതായത്, റിപ്പോർട്ട് 01.01.2011 മുതൽ കഴിഞ്ഞ വർഷത്തെ ഏഴാം മാസത്തിൽ നിന്നുമല്ല. സാധാരണയായി, ഒരു പിഴവിന്റെ സാധ്യതയെ ലഘൂകരിക്കുന്നതിനുള്ള ലക്ഷ്യം, ഒരു വർഷം മുൻ നിശ്ചിത കാലാവധിയിലേക്ക് ചേർക്കുന്നു. അതിനു ശേഷം മാത്രമേ നാശത്തിന്റെ നടപടി ആരംഭിക്കുന്നുള്ളു.

സ്റ്റോറേജിന്റെ ഫീച്ചറുകൾ

പൊതുവേ, ആർക്കൈവ് എങ്ങനെ നോക്കണം, പ്രവർത്തിക്കണം എന്നതിനുള്ള പ്രത്യേക നിർദ്ദേശങ്ങൾ ഉണ്ട്. ആദായകരമായ, കരാറിന്റെ ഉത്തരവാദിത്തങ്ങൾ, കോണ്ടാക്ടറുകളുമായുള്ള സെറ്റിൽമെന്റ്, തൊഴിൽ കരാറുകൾ, സമാനമായ ഡോക്യുമെന്റേഷൻ എന്നിവ ഒരു വായുസഞ്ചാരവും വരണ്ട റൂമിലുമൊക്കെയായിരിക്കണം. അതേ സമയം തന്നെ, പത്രങ്ങൾ അവയിൽ അലമാരകളിൽ (തുറന്ന അല്ലെങ്കിൽ അടഞ്ഞ) സ്ഥിതിചെയ്യുന്നു. അവർ കർശനമായ റിപ്പോർട്ടിംഗ് ഫോമുകളോ അല്ലെങ്കിൽ "രഹസ്യ രഹസ്യങ്ങൾ" എന്നറിയപ്പെടുന്ന രേഖകളോ ബന്ധപ്പെട്ടിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ, പ്രത്യേക സെക്യൂരിറ്റികൾ ഉണ്ടായിരിക്കണം. തത്ത്വത്തിൽ, ആരും ഈ നിമിഷത്തെ പരിശോധിക്കുന്നില്ല, കാരണം ഇവയാണ് എന്റർപ്രൈസുകൾക്ക് പ്രയോജനകരമാകുന്ന ശുപാർശകൾ. സാരാംശം വളരെ ലളിതമാണ്: സിസ്റ്റം തന്നെ പിഴയല്ലെങ്കിൽ, ആ പത്രങ്ങളുടെ അഭാവം മൂലം, മിക്കപ്പോഴും ശിക്ഷിക്കപ്പെടും. ഒരു വെള്ളപ്പൊടിയോ ഉണ്ടെങ്കിൽ അല്ലെങ്കിൽ മറ്റേതെങ്കിലും സമാന രീതിയിൽ രേഖകൾ നശിപ്പിക്കപ്പെടും, അതിനുശേഷം മാത്രം കോൺക്റ്റീവ് എന്റർപ്രൈസ് തകർക്കും.

ഉത്തരവാദിത്തവും നിർവ്വഹണവുമാണ്

കരാറിന്റെ സംഭരണത്തിൽ ഉൾപ്പെടുത്തിയിട്ടുള്ള എല്ലാ കാര്യങ്ങളുടെയും പ്രധാനവും പ്രാഥമിക ഉത്തരവാദിത്വവും സംഘടനയുടെ തലവൻ വഹിക്കും. പ്രശ്നങ്ങളുടെ മുൻപിൽ, ഭരണകൂടത്തിന്റെ ഉത്തരവാദിത്വം ഏറ്റെടുക്കുകയും എല്ലാ പ്രശ്നങ്ങളും അനുഭവിക്കുന്നവരുമാണവൻ. കൂടാതെ, അദ്ദേഹത്തിന്റെ പിന്നാലെ വന്നാൽ, ഒരു പ്രധാന അക്കൌണ്ടന്റ്, വക്കീലും, രേഖകളുടെ സംരക്ഷണത്തിന് ഉത്തരവാദിയായ ജീവനക്കാരനുമുണ്ട്. സാധാരണയായി എല്ലാവരും അവരവരുടെ പിഴവുകൾ കണക്കിലെടുത്ത് ഇതിനകം നേതാവാണ് ശിക്ഷിക്കുന്നത്. വാസ്തവത്തിൽ, താരതമ്യേന ചെറിയ സംഘടനകളിൽ, ഉടമ്പടി നിയന്ത്രണ സംവിധാനം കണക്കിലെടുക്കുന്നു. ഇതിനകം തന്നെ ഈ വകുപ്പിൽ മുഖ്യ അക്കൌണ്ടന്റ് സ്വതന്ത്രമായി അല്ലെങ്കിൽ ഒരു പൊതു വോട്ട്, ഒരു പ്രത്യേക ഉത്തരവാദിത്തമുള്ള വ്യക്തിയെ നിയമിക്കുന്നു. ചില കേസുകളിൽ, ഈ വ്യക്തി വേതനത്തിനായുള്ള ചെറിയ വർദ്ധനവിനെ പ്രാപിക്കുന്നു, അത് കൂടുതൽ അധിക തുകക്ക് നഷ്ടപരിഹാരം നൽകണം, പക്ഷേ മിക്കപ്പോഴും, അവസാന ഇനത്തെ ഫണ്ടുകളുടെ അഭാവം അല്ലെങ്കിൽ മറ്റ് സമാനമായ ഘടകങ്ങളെ അടിസ്ഥാനമാക്കി അവഗണിക്കുക മാത്രമാണ് ചെയ്യുന്നത്. കൂടുതൽ അപൂർവ്വ സന്ദർഭങ്ങളിൽ, പൊതുവേ രേഖാമൂലമുള്ള നിർദേശങ്ങളും പ്രത്യേകിച്ച് കരാറുകളുമാണ് സംരക്ഷണ ചുമതലയുള്ളത്. എന്നാൽ ഇത് വളരെ സൗകര്യപ്രദമല്ല, കാരണം ഈ വ്യക്തിക്ക് കരാറിനു മാത്രമേ മറുപടി നൽകാൻ കഴിയൂ. ബാക്കിപത്രങ്ങൾ ബാക്കിയുള്ളവ മാത്രം ഉപരിപ്ലവമായി മാത്രമേ അറിയാവൂ. ഈ പ്രത്യേക പ്രശ്നത്തെ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്ന ഒരു വ്യക്തിയുണ്ടെങ്കിൽ ഏറ്റവും സൗകര്യപ്രദമാണ്. ഇത് കഴിയുന്നത്ര കൃത്യമായിരിക്കും, മറ്റ് ജീവനക്കാർക്ക് ചെയ്യാനാകുന്നതുപോലെ അപ്രധാനമായ പിഴവുകൾ ചെയ്യില്ല.

ഫലം

നിയമത്തിലെ എല്ലാ കരാറുമായും പൂർണ്ണമായി പാലിക്കുന്ന തത്വത്തിൽ സംഘടനയിലെ സംഭരണങ്ങളുടെ സംഭരണം നടപ്പാക്കപ്പെടുന്നു. കമ്പനിയുടെ എല്ലാ പ്രശ്നങ്ങളും ഇല്ലാതാക്കാൻ കഴിയുന്ന ഒരു മുൻവ്യവസ്ഥയാണ് ഇത്. ഈ സാഹചര്യത്തിൽ, ചെറിയ ന്യൂന്ധങ്ങൾ, ആന്തരിക നിയന്ത്രണങ്ങൾ, രജിസ്റ്ററുകൾ, അനുബന്ധ ഡോക്യുമെന്റേഷൻ എന്നിവയിൽ നിന്നും വ്യത്യസ്തമായിരിക്കാം. ചുമതലപ്പെട്ട മുഖ്യ വ്യക്തി സൂപ്പർവൈസർ ആണെങ്കിലും മറ്റൊരാൾക്ക് അത് കൈമാറാൻ കഴിയും. ഇത് മാനേജ്മെന്റിന്റെ പ്രവർത്തനത്തെ എളുപ്പമാക്കും, പക്ഷേ അതിൽ നിന്നും സാധ്യമായ എല്ലാ പിഴവുകളുടെയും ഉത്തരവാദിത്തം പൂർണമായും ഒഴിവാക്കില്ല. അതായത്, ആർക്കൈവൽ ഡോക്യുമെന്റേഷനുമായി പ്രവർത്തിക്കുവാൻ ചുമതലപ്പെട്ട ജീവനക്കാരന് ഉത്തരവാദിത്തമുണ്ടായിരിക്കണം, അവന്റെ പ്രവർത്തനങ്ങളെ വ്യക്തമായി മനസ്സിലാക്കുകയും, യഥാർത്ഥ പണം കൈപ്പറ്റുകയും, വാക്കാലുള്ള നന്ദി സ്വീകരിക്കുകയും ചെയ്യുക, സാധാരണഗതിയിൽ അത് നഷ്ടപരിഹാരം നൽകാതെ അധികാരം നഷ്ടപ്പെടുത്തുന്നതു പോലെയാണ്.