ഇലക്ട്രോണിക് പ്രമാണം എന്താണ്?

കംപ്യൂട്ടർവൽക്കരണത്തിന് ഇന്ന് "പേപ്പേഴ്സ്" റെക്കോർഡ്സ് മാനേജ്മെന്റിനായി ഒരു മാറ്റം ആവശ്യമാണ്. ഒരു ഇലക്ട്രോണിക് പ്രമാണത്തെ അടിസ്ഥാനമാക്കിയുള്ളതാണ്, പരമ്പരാഗതമായതിൽ നിന്ന് വ്യത്യസ്തമായി പല പുതിയ സ്വഭാവ സവിശേഷതകളും സവിശേഷതകളും സ്വീകാര്യമാണ്. ഇപ്പോൾ വരെ, ഈ പ്രതിഭാസത്തിന്റെ ഒരു നിയമനിർമ്മാണത്തിലോ റഷ്യയിലെ ശാസ്ത്രലോകത്തിലോ യാതൊരു നിർവചനവുമില്ല.

"ഇലക്ട്രോണിക് പ്രമാണ" എന്ന സങ്കൽപം 1970 കളിൽ തന്നെ പ്രത്യക്ഷപ്പെട്ടിരുന്നു. അതിനാൽ അവർ "യന്ത്രം വായിക്കുന്ന രേഖകൾ" എന്ന് വിളിക്കാൻ തുടങ്ങി. കംപ്യൂട്ടർ സാങ്കേതികവിദ്യയുടെ സഹായത്തോടെ സൃഷ്ടിക്കേണ്ടതും ഒരു കമ്പ്യൂട്ടറിൽ സംസ്കരണത്തിന് അനുയോജ്യവുമാണെന്നതാണ് അവരുടെ പ്രത്യേകത. ഈ സാഹചര്യത്തിൽ, എല്ലാ രേഖകൾക്കും വേണ്ടി നിർദേശിച്ചിട്ടുള്ള ക്രമത്തിൽ നിർബന്ധമായും വിശദാംശങ്ങൾ കർശനമായി പ്രോസസ് ചെയ്യപ്പെടും.

ഒരു ഇലക്ട്രോണിക് രേഖയാണ് രണ്ട് ഉത്തരവാദിത്ത ഭാഗങ്ങൾ അടങ്ങുന്ന ഒരു വിവര ഒബ്ജക്റ്റ് : 1) ആവശ്യകതകൾ (പേര്, രചയിതാവിന്റെ ഡാറ്റ, സമയം, സ്ഥലം സൃഷ്ടിക്കൽ തുടങ്ങിയവ) ഇലക്ട്രോണിക് ഡിജിറ്റൽ സിഗ്നേച്ചർ; 2) പ്രധാന ഉള്ളടക്ക ഭാഗം, പാഠം, ഗ്രാഫിക്, സംഖ്യാ വിവരങ്ങൾ എന്നിവയും ഒറ്റത്തവണ പ്രോസസ്സ് ചെയ്യപ്പെടും.

ഒരു ഇലക്ട്രോണിക് പ്രമാണം ഒപ്പുവെയ്ക്കണം യോഗ്യതയുള്ള ഒരു ഇലക്ട്രോണിക് ഒപ്പ്, അത് വ്യക്തിപരമായി ഒപ്പുവച്ച ഒരു പേപ്പറിന് തുല്യമാക്കുന്നു. ഡിജിറ്റൽ (ഇലക്ട്രോണിക്) ഫോമിൽ വിവരങ്ങൾ ഇൻഫർമേഷൻ അവതരിപ്പിക്കുന്നു. ഒരു കമ്പ്യൂട്ടർ ഉപയോഗിച്ച് ഡാറ്റ അറിയാം, വിവരവും ടെലികമ്യൂണിക്കേഷൻ നെറ്റ്വർക്കുകളിലൂടെയും ഇൻഫർമേഷൻ സിസ്റ്റങ്ങളിൽ സംസ്ക്കരിച്ചും. ആവശ്യമെങ്കിൽ, അത്തരം രേഖയ്ക്ക് സ്ക്രീനിലും, പേപ്പറിന്റേയും വിഷ്വൽ ഡിസ്പ്ലേ രൂപത്തിൽ ലഭിക്കും.

ഇലക്ട്രോണിക് പ്രമാണങ്ങളുടെ മാനേജ്മെൻറ് ഒരു എന്റർപ്രൈസ് (ഒരു ഓർഗനൈസേഷനിൽ, ഒരു സ്ഥാപനത്തിൽ) ഇലക്ട്രോണിക് പ്രമാണങ്ങളുടെ ജീവിതചക്രം ആണ്, അവ സ്വീകരിക്കുന്നതിൽ നിന്ന്, ആർക്കൈവ് ചെയ്യാൻ പോകുന്നതിനു മുൻപ് (അംഗീകരിച്ചു, ആശയവിനിമയം, ഒപ്പിട്ട, അടച്ചു തുടങ്ങിയവ). അത്തരമൊരു വർക്ക്ഫ്ലോയെ ചിലപ്പോൾ "വർക്ക്ഫ്ലോ" എന്ന് വിളിക്കാറുണ്ട്, ഒരു പ്രത്യേക ബിസിനസ് പ്രക്രിയയിൽ, വ്യക്തിഗത സൃഷ്ടികളുടെ ഒറ്റ സ്ട്രക്ച്ചറായി ഡോക്യുമെന്റിന്റെ ചലനത്തെ ചിത്രീകരിക്കുന്നു. മുഴുവൻ ഇലക്ട്രോണിക് രേഖാ മാനേജ്മെന്റ് സംവിധാനവും അത്തരം രേഖകളുടെ ജീവിതചക്രം സംഘടിപ്പിക്കുന്നതിനും പിന്തുണക്കുന്നതിനും ആവശ്യമായ സോഫ്റ്റ്വെയറുകൾ ഉൾക്കൊള്ളുന്നു.

ഇലക്ട്രോണിക് പ്രമാണവും ഡോക്യുമെൻറിൻറെ പ്രഭാവവും പരമ്പരാഗത സംഖ്യകളുമായുള്ള അനേകം ഗുണങ്ങളുണ്ട്. അവർ സ്ഥാപനത്തിന്റെ ജീവനക്കാർക്ക് അവരുടെ സ്വന്തം ഔദ്യോഗിക സൈറ്റ് മാത്രമല്ല, മുഴുവൻ പ്രക്രിയയും നിയന്ത്രിക്കാൻ പ്രാപ്തമാക്കും. ഒരു ഇലക്ട്രോണിക് ആർക്കൈവ് ഉപയോഗിക്കുന്നത് കടലാസിനേക്കാൾ വളരെ എളുപ്പമാണ്. ഏതാനും മിനിറ്റുകൾക്കുള്ളിൽ നിങ്ങൾക്ക് പ്രമാണം കണ്ടെത്താൻ കഴിയും, അതിന്റെ കോർഡിനേഷൻ, എക്സിക്യൂഷൻ കൈമാറുന്ന സമയം കുറയ്ക്കുന്നു. പൊതുവേ, അത് കടലാസിനേക്കാൾ ലാഭകരമാണ്. വളരെ ചുരുങ്ങിയ ഇലക്ട്രോണിക് പ്രമാണ മാനേജ്മെന്റ് പ്രോഗ്രാമുകൾ ("മോഡ്", "E1 യൂഫ്രട്ടീസ്", "ഡോക്സ് വിഷൻ", "1 സി: ഡോക്യുമെന്റ് മാനേജ്മെന്റ്" തുടങ്ങിയവ) ഉണ്ട്.

ഇലക്ട്രോണിക് ഡോക്യുമെന്റുമായി ബന്ധപ്പെട്ട് നിയമപരമായ ചട്ടങ്ങളിലൂടെ ബന്ധം പുലർത്തുന്നതിന് വിദേശപരിധി കഴിഞ്ഞിട്ടുണ്ട്. റഷ്യയിൽ, ഈ ബന്ധങ്ങളെ നിയന്ത്രിക്കുന്നതിനുള്ള പ്രശ്നം നിയമപരമായി പരിഹരിക്കപ്പെട്ടില്ല, എന്നിരുന്നാലും പ്രസക്തമായ നിയമങ്ങൾ (2005) സ്വീകരിക്കാൻ ശ്രമങ്ങൾ നടത്തിയിട്ടുണ്ടെങ്കിലും. ഇത്തരത്തിലുള്ള ഒരു നിയമനിർമ്മാണ നിയമത്തെ അനുകൂലിക്കുന്നു എന്നത് നിയമനിർമ്മാണ വ്യവസ്ഥയുടെ ഏറ്റവും അടിയന്തിര മേഖലകളിലൊന്നാണ്.